Deskripsi Sistem Informasi

          Dalam ruang lingkup internal dari Bank K, Bank ini memiliki sumber daya manusia yang berjumlah sekitar kurang lebih 200 orang. Masing-masing sumber daya manusia tersebut, tergabung dalam beberapa divisi, antara lain :

1.  Divisi Teller                               =      3 orang
2. Divisi Administrasi                       =      2 orang
3. Divisi Accounting dan Financial      =      2 orang
4. Divisi Manajerial                          =      3 orang
5. Divisi IT                                     =     5 orang
6.  Divisi Supervisor                         =      3 orang
7. Divisi Kebersihan                         =      5 orang
8. Divisi Keamanan/Security             =       5 orang
9. Divisi Parkir                                =      2 orang
10. Divisi Marketing                          =       xxx (jumlahnya dari sisa dari 9 divisi)

Untuk hal peralatan Bank, Bank memiliki kurang lebih 150 PC yang semuanya telah termasuk dalam tiap-tiap divisi yang ada, kecuali Divisi Kebersihan. Selain PC, Bank juga mempunyai 5 Software, antara lain Ms. Windows Server 2003, Ms. Windows XP, Linux, Ms. Office dan Ms. SQL Server. Adapun server yang digunakan ada 2, seperti IBM AS 400 dan IBM X 3200.

          Bank K memilki system jaringan database untuk mengontrol keamanan Dari Bank tersebut. LAN (local area network) dan WAN (wide area network) adalah jenis system jaringan yang digunakan oleh Bank K. Database lain yang digunakan adalah Database AS 1400 DB 2, Ms. SQL Server dan Ms. Access. Database ini disimpan melalui server (keamanan database) dan back-up (untuk cadangan database).

          Untuk menghindari kejadian yang tidak diduga, Bank K menggunakan system keamanan firewall, anti virus dan network monitoring system. Selain menggunakan system, juga tersedia ruangan DRC (Disaster Recovery Center) guna memback-up database. Back up tersebut, hanya bagian IT dan Manajerial yang mengetahuinya, sedangkan yang harus bertanggung jawab adalah Supervisor meskipun penanggung jawab awal adalah user/masing-masing divisi.

          Selain system jaringan, ada juga system informasi, yaitu system Perbankan, Payroll(HRD) dan Kredit. Dalam system informasi yang diperbolehkan memakainya adalah masing-masing user/petugas terkait yang sesuai dengan divisi dan target kerjanya. Untuk keamanan database,yang bertanggung jawab adalah Departemen IT/Divisi IT.

          Untuk penyimpanan datanya, Bank K melakukan proses input data secara manual lalu masuk ke system hingga keluar outputyang diperlukan oleh masing-masing user/divisi. Data yang dipakai oleh Bank K ada 3, antara lain data nasabah, karyawan dan dana pihak ketiga dll (berdasarkan dari tabungan dan deposito).

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

1.    Dari hasil penelitian yang dilakukan di PT. BKE , dapat kami simpulkan bahwa dalam system informasi data kepegawaian masih memerlukan suatu system yang dapat meningkatkan kinerja pegawai khususnya dalam pengolahan data pegawai yang selama ini masih kurang efisien.

2.    Dengan menggunakan system informasi kepegawaian yang dirancang dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 dapat mengefisienkan waktu sehingga menghasilkan kinerja yang maksimal.

Saran

       Dari kesimpulan diatas, kami memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat berguna untuk perusahaan maupun instansi yang akan datang.

1.    Sistem pengolahan data pegawai yang telah ada sebaiknya perlu ditata, diupdate, sesuai dengan perkembangan teknologi computer dewasa ini, sehingga dapat meningkatkan sistem kerja di PT. BKE

2.    Dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, maka disarankan adanya pengembangan lebih lanjut untuk merancang sistem, yang lebih baik dan kompleks sesuai dengan kebutuhan.

Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD)

         Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang dipakai untuk mendokumentasikan data dengan mengidentifikasikan jenis entitas dan hubungannya. ERD merupakan peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel dan dapat diadaptasi untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam pengembangan sistem. ERD ini menggambarkan relasi atau hubungan antar entitas yang ada, dimana terdapat 2 jenis hubungan, yaitu: 

1. Obligatory: bila semua anggota dari suatu entity harus berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan entity yang lain
2. Non-obligatory: bila tidak semua anggota dari suatu entity harus berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan entity yang lain.

Dalam menggambar ERD, ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan, yaitu:

     Entity

Entity didefinisikan sebagai sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity dapat berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Pada teknik penggambaran, entity digambarkan dengan kotak segiempat. Setiap kotak diberi label berupa kata benda.

     Atribut

Identifikasi dan deskripsi dari entity dijelaskan oleh atribut-atributnya (karakteristik entity). Sebuah atribut didefinisikan sebagai penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakannya dengan entity yang lain. Selain itu, atribut juga merupakan sifat-sifat dari sebuah entity. Sebagai contoh, entity Proficiency mempunyai atribut IDProficiency, Name, dan atribut lainnya.

     Relasi

Relasi adalah penghubung antara suatu entity dengan entity yang lain dan merupakan bagian yang sangat penting dalam mendesain database.

Ada tiga macam relasi, antara lain:

1.     One-to-One

Pada bentuk relasi One-to-One, satu anggota entity memiliki hubungan dengan satu anggota entity pada kelas yang berbeda.

2.     One-to-Many

Pada bentuk relasi One-to-Many, satu anggota entity bisa memiliki hubungan dengan beberapa anggota entity pada kelas yang berbeda. Sama halnya dengan One-to-One, pada relasi yang satu ini juga terbagi ke dalam 2 jenis hubungan, yaitu: obligatory dan non-obligatory.

3.     Many-to-Many

Pada bentuk relasi Many-to-Many, beberapa anggota entity dapat memiliki hubungan dengan beberapa anggota entity lainnya. Dalam relasi ini juga terdapat dua jenis hubungan, yaitu: obligatory dan non-obligatory.

ERD Proses Absensi Pegawai dan ERD Proses Cuti Pegawai

Data Flow Diagram

        DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk menggambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan penyimpanan data.

Berikut ini adalah DFD Level 0 absensi pegawai dan DFD Level 1 absensi pegawai: 

Flowchart Absensi Pegawai

Tujuan 

Mendeskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitasberbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu.

Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi.

Flowchart memberikan informasi mengenai:

• darimana input diterima dan dari siapa
• dalam bentuk dan form apa output di generate
• langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi
• data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya
• prosedur akuntansi dan pengendalian organisasi yang terlibat 

Berikut ini adalah flowchart absensi pegawai: 

Data Base

Beberapa definisi basis data adalah sebagai berikut:

       Sekumpulan data store (bisa dalam jumlah besar) yang tersimpan dalam magnetic disk, optical disk, dan media penyimpan sekunder lainnya.

       Sekumpulan program-program aplikasi umum yang bersifat “batch” yang mengeksekusi dan memproses data secara umum (hapus,cari,update,dll)

       Basis data terdiri dari data yang di-share bagi banyak user dan memungkinkan penggunaan data yang sama pada waktu bersamaan oleh banyak user

       Koleksi terpadu dari data-data yang saling berkaitan dari suatu enterprise.Mis. Basis data RS akan terdiri dari data-data seperti pasien, karyawam, dokter, dan perawat

  Ruang Lingkup Proses Informasi

          Dalam system informasi kepegawaian yang menggunakan Sistem operasi Microsoft Acsess 2007 terdapat 10 tabel database. Adapun ke 10 (sepuluh) table tersebut adalah:

1.    Tabel Data Pegawai

2.    Tabel Jenis Kelamin

3.    Tabel Agama

4.    Tabel Pendidikan

5.    Tabel Status

6.    Tabel Unit Kerja

7.    Tabel Jabatan

8.    Tabel Pangkat

9.    Tabel Absen

10. Tabel Cuti

Tabel Data Pegawai

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	NIP	Text	5	Primary Key
2	Nama	Text	30
3	Alamat	Text	40
4	Tgl_Lahir	Date	8
5	Kd_Jen_Kel	Text	1
6	No_tlp	Number	15
7	Kd_Agama	Text	1
8	Kd_Pendidikan	Text	1
9	Kd_Status	Text	1
10	Kd_Unit_Kerja	Text	2
11	Kd_Jabatan	Text	2
12	Kd_Pangkat	Text	2
13	Kd_Absen	Text	2
14	Tgl_Absen	Date	8
15	Kd_Cuti	Text	1
16	Tgl_Cuti	Date	8
17	Tgl_Masuk	Date	8
18	Gaji	Currency

Tabel Jenis Kelamin

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Jenis_Kelamin	Text	1	Primary Key
2	Jenis_Kelamin	Text	10

Tabel Agama

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Agama	Text	1	Primary Key
2	Agama	Text	10

Tabel Pendidikan

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Pendidikan	Text	1	Primary Key
2	Pendidikan	Text	4

Tabel Status

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Status	Text	1	Primary Key
2	Status	Text	7

Tabel Unit Kerja

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Unit_Kerja	Text	2	Primary Key
2	Unit_Kerja	Text	30

Tabel Jabatan

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Jabatan	Text	2	Primary Key
2	Jabatan	Text	25

Tabel Pangkat

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Pangkat	Text	2	Primary Key
2	Pangkat	Text	20

Tabel Absen

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Absen	Text	2	Primary Key
2	Absen	Text	10

Tabel Cuti

No.	Field Name	Type	Size	Ket
1	Kd_Cuti	Text	1	Primary Key
2	Jenis_Cuti	Text	15